Membangun Tim RPAM

Dalam modul 1 penyusunan dokumen RPAM adalah menyiapkan Tim terlebih dahulu. Namun tidak hanya tim yang harus disiapkan melainkan kita harus menyiapkan pula komitmen semua fihak termasuk pucuk pimpinan hingga semua personil yang ada di Tim. Selain komitmen juga kita siapkan jadwal kegiatan serta list building dari stakeholder yang terkait.

Berikut susunan yang akan dibahas pada modul 1 ini :

• Menyiapkan Tim
• Pengukuhan Tim dan Membangun Komitmen
• Menyiapkan Jadwal Kegiatan
• List building stake holder

 

Menyiapkan Tim

Dalam menyiapkan tim yang akan bekerja dalam penyusunan dokumen RPAM harus melibatkan berbagai personil yang berpengalaman dalam proses kegiatan sehari hari, yang mengetahui seluk beluk kegiatan yang mereka kerjakan dari a sampai z berikut kendala dan solusi yang terjadi dan mereka lakukan.

Personil yang dilibatkan bisa dari bagian produksi dan air baku yang minimal sudah berkerja di bagian tersebut minimal 3 tahun, begitu juga dengan personil di bagian distribusi yang telah berpengalaman dan mengetahui infrastruktur yang terpasang dari mulai dari JDU hingga jaringan tersier.

Personil dari bagian manalagi yang dapat dilibatkan dalam tim??

• Bagian pelanggan
• Bagian Perencanaan
• Bagian Keuangan
• Humas
• Litbang
• Teknologi Informasi
• Dan bagian lainnya yang dianggap perlu

Selain itupun ada baiknya ada pakar yang memang ahli dalam hal proses, baik itu proses produksi, distribusi hingga pelayanan, jika di internal PDAM tidak ada bisa menghire dari eksternal, misalnya ahli SPAM yang telah mempunyai sertifikasi keahlian.

Untuk ketua tim sebaiknya personil yang mempunya power besar, misalnya direktur agar dapat menjaga komitmen dan lebih mudah menggerakan tim serta keuangan. Karena tanpa anggaran tim RPAM ini tidak bisa berjalan juga.

Susunan tim RPAM dapat terdiri dari Pengarah misalnya direktur utama, Ketua Tim bisa dijabat oleh Direktur Teknik atau Operasional, atau dapat juga oleh Ketua Litbang atau Bagian Perencanaan.

Level selanjutnya dapat dibagi kelompok bisa berdasarkan modul RPAM ataupun Proses Bisnis PDAM, Misalnya Koodinator I melaksanakan Modul 1 sampai dengan Modul 4, Koordinator II untuk modul 5 sampsi Modul 7 dan sisanya dikoordinir oleh Koordinator III.

Namun pembagian kelompok bisa berdsarkan proses bisnis SPAM, misalnya Group I bertanggung jawab di air baku dan produksi, Group II bertanggung jawab di distribusi sampai pelayanan dan Group III untuk supporting

Tidak ada format yang baku dalam penyusunan Tim ini, seluruhnya diserahkan kepada masing masing PDAM baiknya seperti apa.

Pengukuhan Tim dan Komitmen

Setelah tim terbentuk harus segera dikukuhkan oleh direktur dalam bentuk SK sekaligus membuat lembar komitmen yang ditanda tangani semua personil tim termasuk direksi.

Dalam SK biasanya tercantum berapa lama tim ini bergerak, sebenarnya tugas dari tim ini adalah menyiapkan dokumen RPAM dan mengawal implementasinya, jadi waktunya akan sangat tergantung dari kompleksitas dari SPAM yang akan dibuatkan dokumennya. Sebaiknya tim ini ditugaskan untuk 6 bulan, namun dapat diperpanjang sampai tugas utamanya selesai.

Tim yang sudah terbentuk harus diberikan pembekalan mengenai RPAM, sehingga mereka faham dengan apa saja yang harus mereka lakukan

Penyusunan Jadwal Kegiatan

Yang pertama dilakukan tim adalah menyusun daftar kegiatan berikut timelinenya dan jika sudah selesai melalui diskusi panjang perlu komitmen semua pihak melaksanakan kegiatan sesuai jadwal.

Penyusunan Jadwal dapat berdasarkan tahapan modul, dijadwal harus menetapkan jadwal untuk menyusun modul 1 sampai dengan modul 9 dan dalam menentukan jadwal ini harus melibatkan anggota tim yang berpengalaman.